学校の配布物を電子ブック化しよう

Jiransoft Japan

2019-03-27 1:06 AM

2019-03-27 1:06 AM

 

行事の案内や、家庭での準備物、給食の献立表など、学校から各家庭への配布物は、ほぼ毎日発生しています。

 

学校便り・学年便り・クラス便りなど、発行の間隔や記載内容も様々。全生徒が対象の配布物もあれば、各家庭に1枚だけ配布するものもあるでしょう。その多くに共通しているのは、「子供を通じて受け渡しをする」ということです。

 

締め切りを過ぎたプリントがランドセルの奥でグシャグシャになって出てきた…という経験は誰もがあることでしょう。

配布物を読んで、学校の情報を入手することは、保護者にとっても重要なことですが、子供を通じて受け渡しする以上、無くしてしまう、汚してしまう、渡し忘れるなど、配布物が保護者の手元に届かないトラブルはかならず発生します。

 

また、病気や怪我などで、学校を数日休んだ場合、配布物の受け渡し方法にも悩まされます。

自宅が近いクラスメイトに配布物の受け渡しをお願いしたり、重要な伝達事項を保護者に電話で伝えたりと、紙ならではの手間がかかってしまいます。学校だけではなく、保護者にとっても、配布物の運用にかかる手間の多さは悩みのタネです。

 

学校では、プリントを配布するまでに、多くの手間をかけています。まずは担当の先生が、プリントの原稿を作成します。以前は手書き原稿が中心でしたが、最近では学校でもパソコン一人一台化が進み、ワープロソフトや表計算ソフトなどで作成する先生が主流になっています。原稿が確定すると、必要な部数をコピーし、クラスごとに仕分けて、ようやく子どもたちに配布できます。

 

家庭では、毎日子供が持ち帰ったプリントをチェックします。

大量に持ち帰るプリントに目を通し、重要なものや、回答が必要なもの、締め切りがあるものなどを判断していきます。なかには、親への提出が遅れ、手元に届いた時点で期限が過ぎているものもあります。

 

また、読み終わったプリントや、不要になった配布物は、各家庭で処分する必要があり、年間ではかなりの枚数になります。

 

このように、学校からの配布物は、いまだに紙中心で行われており、多大な手間とコストがかかっています。

企業ではペーパーレス化に取り組み、効率化を実現していますが、学校から家庭への配布物も、デジタル化することはできないのでしょうか。

 

学校で配布物の電子化が進まない理由

 

学校から家庭への配布物を電子化できれば、紙が抱える課題を解決できそうに思えます。しかし、現実には、配布物をデジタル化している学校は多くありません。学校が、配布物の電子化に及び腰になっている理由として、2つの視点があります。

 

1つ目は受け手となる保護者の問題です。

学校の保護者の年代は幅広く、インターネットやデジタル端末の普及状況はまちまちで、ITスキルも均一ではありません。配布物を電子化すると、対応できない保護者が出てくるため、情報格差が生まれるのではないかという心配があるのです。

 

2つめは学校側の体制の問題です。

配布物の多くは、すでにパソコンで作成されているものが大半であり、多くの学校ではホームページを開設しているため、配布物の電子化も簡単にできるように思えます。

 

しかし、実際に配布物を電子化してインターネットに公開するには、PDFなどの公開に適した形式に変換し、ホームページのサーバーにアップロードするという、ある程度のスキルが求められる作業が必要です。

ワープロソフトで配布物の作成はできるけれど、ホームページに公開できるノウハウはない先生が多いため、特定の先生にたよることになります。

 

特定の先生しか公開やサポートができないとなると、業務が集中してしまうだけでなく、人事異動や長期休暇にも対応できません。また、保護者からの利用方法に関する問い合わせにも、対応する必要があるでしょう。このように、電子化のメリットは理解していても、環境や運用面がハードルとなっているのです。

 

電子ブックのニーズはないのか

 

配布物の効率化に取り組んでいる学校がないわけではありません。

ある学校では、学校のホームページに配布物の一覧表を掲載し、漏れや紛失が出ないように周知しています。また、本日の配布物の一覧表を、保護者あてにメールで配信している学校もあります。

学校のホームページに、PDF形式で配布物そのものを掲載している学校もありますが、あくまでも紙を補完する役割として位置づけられています。
やはり、すべての配布物を電子化するのではなく、紙と組み合わせることで、効率化を実現しています。

 

 

電子ブック化しよう

 

配布物を効率化する手段として、電子ブック化がおすすめです。

電子書籍というと、ハードルが高そうに思えますが、学校の配布物にも利用できます。ただし、すべてを電子化することを目指さず、紙の配布と電子ブックでの公開を並行して行うことをおすすめします。

 

電子ブックサービスのVUUKを例に説明します。

VUUKは、作成したPDFファイルを取り込み、電子ブック形式に変更できます。原稿はいままで通りに作成でき、VUUKに取り込むだけで公開できるので、面倒な作業は必要ありません。

操作も簡単なので、専任の先生がいなくても、アップロードするだけで自動変換し、情報を公開することができます。

 

電子ブックシステムに毎日の配布物を掲載しておけば、配布物を保護者が直接確認できるだけでなく、配布の漏れや紛失にも気づくことができるようになります。

 

保護者の電子化のニーズは高い

 

保護者にとっても、電子化のニーズが高いといえる事例があります。

実は、同じクラスの保護者同士で、今日配られたプリントの内容が情報共有されていることが少なくありません。子供がプリントを紛失や破損した場合、そのことに保護者が自ら気づく手段はありません。

 

そこで、プリントをスマートフォンのカメラでスキャンし、LINEグループなどで共有することで、配布物のチェックもれを防いでいるのです。この事例は、見方によっては、保護者の手ですでに電子化されているともいえるでしょう。

 

共働きの世帯が増えるなど、家庭環境が多様化する中で、子供が配布物を持ち帰るという今までのスタイルだけでは対応できない時代になっています。

 

電子ブックの導入は、保護者にとっても喜ばれるはずです。

まずは試験的な導入から進めてみてはいかがでしょうか。